Jak przechowywać akta pracowników?
Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz gromadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników, w warunkach chroniących je przed uszkodzeniem i zniszczeniem*.
fot. Bigedhar/bigstockphoto.com
Zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym prowadzenia dokumentacji pracowniczej**, akta osobowe, prowadzone dla każdego pracownika indywidualnie, dzielone są na trzy części:
- (część A) dokumenty zgromadzone w procesie ubiegania się o pracę, wymagane przez danego pracodawcę, na przykład wypełniony formularz osobowy, świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia, dokumenty potwierdzające posiadane – wymagane i dodatkowe – kwalifikacje zawodowe, świadectwo ukończenia szkoły zawodowej/szkoły wyższej, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku itp.;
- (część B) dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia – umowa o pracę, zakres obowiązków pracownika (jeśli taki został sporządzony), pisemne poświadczenie zapoznania się z obowiązującymi regulaminami, zaświadczenie o ukończeniu obligatoryjnego przeszkolenia z zakresu bhp, dokumenty dotyczące powierzonego pracownikowi mienia i zasad jego zwrotu, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, potwierdzenia przyznanych nagród, wyróżnień, kar i nagan, orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami kontrolnymi, dokumenty dotyczące udzielonych urlopów wychowawczych i/lub urlopów bezpłatnych itd.;
- (część C) dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, takie jak oświadczenie o wypowiedzeniu/rozwiązaniu umowy o pracę, kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy oraz umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeśli takowa została zawarta.
Dodatkowo, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia kart ewidencji czasu pracy, obejmującej między innymi pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, dyżury, urlopy, zwolnienia oraz usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, imiennego wykazu wypłacanego wynagrodzenia oraz innych świadczeń za pracę, kart ewidencyjnych przydziału odzieży i obuwia roboczego i ochronnego, a także dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych pracownika (podejrzenia ich występowania), wypadku przy, w drodze do i z pracy oraz udzielonych z ich tytułów świadczeń.
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych***, zgromadzone w oddzielnych teczkach akta pracowników, powinny być przechowywane w warunkach gwarantujących ich zabezpieczenie, na przykład w zamykanych szafach, znajdujących się w wyznaczonych do tego pomieszczeniach, zabezpieczonych zamkami elektronicznymi lub magnetycznymi, do których dostęp mają tylko powołani do tego pracownicy.
Po rozwiązaniu stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek przechowywania akt danego pracownika przez kolejnych pięćdziesiąt lat, począwszy od dnia zakończenia jego zatrudnienia (tak zwana dokumentacja płacowa, dotycząca wypłacanego wynagrodzenia musi być przechowywana przez pięćdziesiąt lat od dnia jej sporządzenia) w archiwum zakładowym. W przypadku likwidacji zakładu pracy lub ogłoszenia upadłości pracodawcy, ma on obowiązek wskazania jednostki prowadzącej działalność w zakresie przechowywania dokumentów, której przekaże zarchiwizowane akta dotychczasowych pracowników (np. miejscowy oddział Archiwum Państwowego).
______________________________
*Art. 94 pkt. 9a i 9b ustawy z dnia 24 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141 z późn. zm.).
**Rozporządzenie Ministra Pracy Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1998 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związane ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 1998 Nr 62 poz. 286).
***Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 Nr 133 poz. 883 z późn. zm.).