Inwentaryzacja w firmie
Inwentaryzacja polega na przeprowadzeniu czynności, mających na celu ustalenie i weryfikację aktualnego stanu aktywów i pasywów znajdujących się w majątku firmy. Ze względu na różnorodność posiadanych środków konieczne jest również zróżnicowane stosowanych metod inwentaryzacji, co sprawia, że jest to proces złożony i czasochłonny.
Podstawowe zapisy dotyczące inwentaryzacji znajdują się w ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku, która reguluje jej zasady, sposób oraz częstotliwość przeprowadzania. Dodatkowo każde przedsiębiorstwo powinno we własnym zakresie sprecyzować regulacje dotyczące działań inwentaryzacyjnych, które uwzględniać będą charakter i specyfikę prowadzonej działalności. Zgodnie z tym aktem prawnym inwentaryzacja powinna być przeprowadzana pod koniec każdego roku obrotowego, lub na dzień zakończenia działalności.
fot. Bigedhar/bigstockphoto.com
Ustawa nie reguluje precyzyjnie kwestii związanych z przeprowadzaniem spisu z natury, a w prowadzonych w tym zakresie działaniach należy kierować się ogólnie przyjętymi zasadami postępowania. Jednym z popularniejszych rozwiązań jest regulamin postępowania przy inwentaryzacji sporządzany przez głównego księgowego, dodatkowo zatwierdzany przez kierownika firmy. Wszystkie czynności z tym związane powtarzane są corocznie i składają się na proces inwentaryzacji. Przebieg poszczególnych działań i ich wynik powinien być odpowiednio utrwalony w dokumentach księgowych.
Całość zabiegów związanych z przeprowadzaniem inwentaryzacji można ogólnie podzielić na 3 części. W pierwszej powinno się ustalić plan i harmonogram inwentaryzacji, co jest szczególnie ważne w firmach, w majątku których znajduje się duża liczba aktywów i pasywów, czyli składników poddawanych spisowi. Następnie kierownik jednostki powinien zarządzić przeprowadzenie inwentaryzacji i ewentualnie sporządzić wykaz powołanych w tym celu członków komisji inwentaryzacyjnej.
W kolejnym etapie należy wykonać spisy z natury, protokoły weryfikacyjne pasywów i aktywów, potwierdzenia sald, uwzględniając zobowiązania, kwoty pożyczek, środków pieniężnych i inne należności, sporządzić protokoły inwentaryzacyjne, protokoły wyceny zapasów niepełnowartościowych, oświadczenia osób odpowiadających materialnie za wykonywane czynności.
Ostatnią fazą jest zestawienie i wyjaśnienie wyników poszczególnych protokołów oraz sporządzenie ostatecznego protokołu inwentaryzacyjnego, sporządzenie zestawień zbiorczych spisów z natury, kompensat nadwyżek i niedoborów, księgowanie różnic inwentaryzacyjnych.
Firmy, których sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu badaniu, mają dodatkowo obowiązek powiadomić o terminie przeprowadzenia inwentaryzacji biegłego rewidenta. Zgodnie z aktualnymi przepisami musi on bowiem uczestniczyć w inwentaryzacji istotnych składników majątku, jednak biegły po ustaleniu zakresu badania może z takiego udziału zrezygnować, co nie wpływa na rodzaj wydanej do sprawozdania opinii.