Błędy w rachunkowości prowadzonej na własną rękę
Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami – oprócz tych, ściśle związanych z charakterem działalności, każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do zadbania o kwestie księgowe. Rejestrując działalność gospodarczą w Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej (CEIDG), mamy możliwość wybrania formy prowadzenia księgowości spomiędzy: zatrudnienia księgowego, czyli osoby dedykowanej (uprawnionej) do prowadzenia księgowości (rozwiązanie wskazane w przypadku prowadzenia pełnej księgowości – ksiąg rachunkowych oraz zatrudniania wielu pracowników), korzystania z usług, wskazanego przy rejestracji we właściwym urzędzie skarbowym, biura rachunkowego lub samodzielnego prowadzenia księgowości, rekomendowanego głównie dla osób prowadzących samodzielną działalność gospodarczą (samozatrudnionych) oraz przedsiębiorców zarządzających mikroprzedsiębiorstwem, rozliczanym na podstawie tak zwanej uproszczonej księgowości (rachunkowa książka przychodów i rozchodów).
fot. Morganka/bigstockphoto.com
O ile dwa pierwsze warianty niejako zdejmują z właścicieli firm wyłączny ciężar troszczenia się o prawidłowość prowadzonych rachunków i pozwalają zaoszczędzić niemało czasu, o tyle wymagają wygospodarowania określonych środków finansowych związanych z obsługą księgową. Samodzielne prowadzenie księgowości swojej firmy nie generuje dodatkowych kosztów i – co istotniejsze – pozwala na dokładne poznanie jej finansów.
Podstawowym warunkiem do samodzielnego zajmowania się księgowością, oprócz systematyczności i konieczności przeznaczenia określonej ilości czasu, jest orientowanie się w aktualnych, często jednak ulegających zmianie, przepisach. Każda osoba, która zdecydowała się na samodzielne prowadzenie księgowości, zobowiązana jest do wystawiania i gromadzenia faktur, prowadzenia ewidencji i rejestrów, takich jak: rejestr VAT (jeśli jest się VAT-owcem), ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, ewidencja przebiegu pojazdu dla celu podatku VAT (jeśli jest odliczany) i podatku dochodowego, rejestrowania i dodawania wszystkich kosztów, odprowadzania comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy, odprowadzania podatku VAT i systematycznego składania deklaracji, opłacania składek ZUS, wydrukowania KPiR oraz właściwego przechowywania całej dokumentacji księgowej (minimum pięć lat od końca konkretnego roku podatkowego).
Osoby samodzielnie prowadzące księgowość swoich firm powinny wystrzegać się błędów, wskazywanych najczęściej podczas kontroli skarbowych. Do najpowszechniej popełnianych należą błędy merytoryczne i obliczeniowe, wynikające najczęściej z braku podstawowej wiedzy ze strony przedsiębiorcy, a także błędy będące skutkiem nieprzestrzegania określonych terminów (nieterminowe odprowadzanie zaliczek podatku VAT i składek ubezpieczenia społecznego oraz zapominanie o obowiązku składania wymaganych deklaracji). Błędami popełnianymi najczęściej są również: nieprawidłowe kwalifikowanie wydatków – nieuprawnione wrzucanie ich do kosztów uzyskania przychodów, rozliczanie KUP w niewłaściwych okresach, błędy w rozliczaniu podatku VAT (nieumiejętne zakwalifikowanie wydatków, od których można/nie można odliczyć VAT-u), nieprowadzenie wymaganych ewidencji oraz nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji.