Rachunek a umowa o dzieło

Dodane paź 18, 2013 in Podstawy księgowości | 2 komentarzy

Rosnące koszty pracy sprawiają, że coraz więcej pracodawców decyduje się na podpisywanie z zainteresowanymi umowy zlecenia, a nawet niekiedy umowy o dzieło. Oprócz tego warto zaznaczyć, że umowa o dzieło jest znacznie bezpieczniejsza dla zleceniodawcy, ponieważ zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania dzieła, a nie jedynie do dołożenia wszelkich starań, aby to uczynić. Dlatego też umowy o dzieło stają się coraz powszechniejsze. Warto więc wiedzieć, jak wygląda sprawa związana z rachunkami za wykonanie dzieła.

Rachunek za umowę o dzieło jest często wymagany przez zleceniodawców po przyjęciu od zleceniobiorcy dzieła. Umowa o dzieło, jeśli jest zawierana pomiędzy jedną z osób prywatnych, jako umowa cywilnoprawna nie zawsze jest obarczona obowiązkiem wystawienia rachunku. Pomimo tego jednak wiele przedsiębiorców oczekuje od zleceniobiorców jego wystawienia. Wystawienie rachunku jest jednak bardzo pomocne w utrzymaniu pełnej i przejrzystej dokumentacji firmy. Dlatego też często zdarza się, że to zleceniodawca wystawia rachunek za zleceniobiorcę.

Termin wystawienia rachunku

Rachunek może być jednym z dowodów na dokonanie transakcji zawartej w umowie. I w związku z tym, że wystawienie go nie zawsze jest obowiązkowe, to niekiedy mogą zachodzić takie przesłanki kiedy staje się to konieczne. Rachunek za wykonanie dzieła musi być wystawiony, kiedy taki zapis pojawia się w umowie, a także kiedy zleceniodawca tego sobie zażyczy. Termin wystawienia rachunku jest zależny od postanowień umowy. Jeśli w warunkach umowy, znalazły się postanowienia nakładające na zleceniobiorcę taki obowiązek, musi on wystawić rachunek w terminie 7 dni od daty przekazania dzieła lub zakończenia okresu rozliczeniowego, którego ona dotyczy. Jeśli w umowie nie znalazły się przesłanki nakładające na zleceniobiorcę obowiązek wystawienia rachunku, wtedy termin ten jest zależny od zgłoszenia takich roszczeń przez zleceniodawcę i także wynosi 7 dni. Termin zgłaszania roszczeń o wystawienie rachunku, w przypadku umowy cywilnoprawnej, wynosi 3 miesiące od dnia, w którym przekazano dzieło.

Jakie dane musi zawierać rachunek?

Kwestię danych, które muszą być zawarte w rachunku reguluje ordynacja podatkowa. Obecnie nakłada ona obowiązek umieszczenia w nim: danych zleceniodawcy i zleceniobiorcy, czyli imion, nazwisk, nazwy przedsiębiorstwa oraz adresów, daty wystawienia dokumentu oraz jego numer, opisanie rodzaju wykonanego dzieła oraz jego cenę jednostkową i ogólną, naliczoną na jego wykonanie. Oprócz tego, aby dokument był przejrzysty, można zawrzeć w nim kwotę brutto, wartość kosztów uzyskania przychodu i wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Dane te pomogą prawidłowo rozliczyć taki rachunek. Dodatkowo także, w przypadku wystawiania duplikatu rachunku, powinien on zostać opisany jako „Duplikat” i zawierać datę jego wystawienia. Na dokumencie powinna się znaleźć także adnotacja dotycząca sposobu płatności, która pozwoli na ustalenie czy wynagrodzenie zostało wypłacone gotówką czy przelewem, a także termin płatności. Jeżeli jest to przelew, warto umieścić na rachunku numer konta zleceniobiorcy.

Podpis na rachunku nie jest konieczny

Podpisywanie rachunków nie jest prawnie obligatoryjne. Często jednak, ze względów na wygodę oraz do celów dowodowych, jest to praktykowane. W przypadku kiedy to zleceniodawca wystawia rachunek za zleceniobiorcę, zleceniobiorca poświadcza podpisem zgodność wykonanego dzieła. Zleceniobiorca podpisuje również często rachunek, aby poświadczyć jego autentyczność. Podpis zleceniodawcy jest natomiast potwierdzeniem otrzymania dokumentu. Ze względów praktycznych, rachunek powinien zostać wystawiony w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Jedna umowa nie ogranicza ilości rachunków możliwych do wystawienia. Rachunek może być na przykład wystawiany do każdej wypłaty, jeśli jest ona wypłacana w transzach.

Rachunek jest dla przedsiębiorcy, który jest zleceniobiorcą, ważnym dokumentem, ponieważ jest on podstawą do naliczenia wysokości podatku dochodowego. Umożliwia także zaksięgowanie wynagrodzenia otrzymanego za wykonie dzieła. Naliczanie składek ZUS nie jest obowiązkowe za każdym razem. Obowiązek ten występuje, gdy zleceniobiorca wykonuje dzieło dla zleceniodawcy, który jest także jego pracodawcą, a także w podobnych przypadkach.