Faktury elektroniczne

E-faktura jest dokumentem będącym elektronicznym odpowiednikiem faktury papierowej, zawierającej takie same dane oraz wystawianej dla celów księgowych jako dowód transakcji między sprzedawcą a kupującym. Posługiwanie się i wystawianie faktur elektronicznych możliwe jest na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Z perspektywy klienta forma ta jest bardzo wygodna, gdyż faktura otrzymywana jest zawsze regularnie, faktury są archiwizowane w postaci elektronicznej, co uniemożliwia ich zaginięcie, a ponadto postać elektroniczna wpływa na ochronę środowiska. Z tego powodu wiele firm oferuje klientom niższe opłaty za korzystanie ze swoich usług, jeśli zdecydują się na otrzymywanie e-faktury.

E-fakturyJednak najważniejszym celem cyfryzacji dokumentów księgowych jest przede wszystkim usprawnienie całego, i tak już skomplikowanego, systemu księgowego, szybsze rozliczanie się oraz lepsze zarządzanie danymi. Przedsiębiorca, który chce z tej możliwości skorzystać, z pewnością wiele zyska, jednak przedtem musi spełnić kilka warunków. Przede wszystkim, aby zapewnić właściwe wystawienie i przechowywanie faktur elektronicznych wystawiający musi zagwarantować autentyczność ich pochodzenia i integralność poprzez używanie bezpiecznego podpisu elektronicznego, który może być zweryfikowany za pomocą ważnego certyfikatu, a także wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeśli zawarta umowa, która tej wymiany dotyczy, przewiduje stosowanie takich procedur, które zagwarantują autentyczność pochodzenia dokumentu oraz integralności danych.

Przez zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury rozumieć należy określenie przez podatnika sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści praz czytelności faktury, przy czym:

  • autentycznością pochodzenia jest pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów bądź usług, albo wystawcy faktury,
  • integralnością treści faktury jest sytuacja, w której na dokumencie nie zmieniono danych, które powinny być w fakturze zawarte.

Autentyczność integralność i czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych rodzajów kontroli biznesowych.

Ponadto podatnik chcący wystawiać e-faktury musi uzyskać wyraźną zgodę odbiorcy przed wystawieniem i wysłaniem takiego dokumentu. Od dnia następującego po dniu, w którym takie pozwolenie otrzymał, może faktury elektroniczne wystawiać i przesyłać do kupującego.

Faktura elektroniczna może zostać wygenerowana za pomocą programu księgowego lub stworzona przy użyciu edytora tekstu w dowolnym formacie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.