Elektroniczna dokumentacja pracownicza – co dalej?
Z dniem 1 stycznia 2019 roku mają wejść w życie nowe przepisy kodeksu pracy, które umożliwić mają firmom zastępowanie papierowych akt pracowników elektronicznymi dokumentami. Możliwość digitalizacji akt przewiduje ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357).
Ustawa określa ogólne zasady takie jak przekształcanie wersji papierowej w elektroniczną, informowanie pracowników o tych czynnościach, zwracanie pisemnych dokumentów. Ustawa zakłada także, że nie będzie możliwości tworzenia dokumentów w formie elektronicznej; planowana jest jedynie ich digitalizacja. Wskazuje także, że wszystkie szczegóły z tym związane zostaną doprecyzowane w odpowiednim rozporządzeniu.
faithiecannoise/bigstockphoto.com
Rząd do tej pory nie przedstawił rozporządzenia wykonawczego, dzięki któremu właściciele firm wiedzieliby, jakie są wymogi digitalizacji.
Firmy chcą przygotować się do tej zmiany, jednak wciąż nie ma informacji o szczegółach tych operacji. Nie wiadomo jak proces ma przebiegać, jaki jest zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania, zmiany dokumentacji, ani jakie obejmie on dokumenty, tym bardziej, że dotychczasowe przepisy nie definiują pojęcia „dokumentacji pracowniczej”.
Wiele przedsiębiorstw, szczególnie dużych, cieszy się na możliwość gromadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej, gdyż zaoszczędzą w ten sposób miejsce do przechowywania oraz czas na ewentualne znalezienie dokumentów pracownika. Niektóre z nich już prowadzą archiwa w obu formach, jednak z nowych przepisów wynika, że firma będzie musiała wybrać sposób prowadzenia archiwum tylko w jednej z form.