Zmiana w sposobie rozliczania aut służbowych
Z początkiem nowego roku zmianie ulegnie sposób rozliczania aut służbowych używanych do celów prywatnych. Nowe przepisy mają usprawnić i ułatwić sposób prowadzenia działalności gospodarczej, poprzez wprowadzenie możliwości stosowania ryczałtowego systemu rozliczeń. Odtąd wartość świadczenia polegającego na korzystaniu przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych wynosić będzie 250 zł miesięcznie dla samochodów, których pojemność silnika nie przekracza 1600 cm3 lub 400 zł miesięcznie dla aut o wyższej pojemności silnika. Oznacza to, że wysokość zryczałtowanego podatku wyniesie w skali miesiąca kolejno 45 i 72 zł.
Jeśli pracownik będzie korzystał z takiego samochodu jedynie przez część miesiąca, wartość świadczenia będzie ustalana za każdy dzień w wysokości 1/30 wskazanych kwot. Jeśli świadczenie takie będzie częściowo odpłatne, przychód pracownika w tej sytuacji ustala się jako różnicę pomiędzy wartością określoną w ustawie, a odpłatnością jaką pracownik jest obciążony.
Pojawi się więc nowe obciążenie, które wynikać będzie z zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości 100-150 zł. Dodatkowo przedsiębiorcy będą musieli wprowadzić zmiany formalne w swojej dokumentacji księgowej, aby kontrolować i zachować spójność między podatkiem dochodowym i VAT.
Nowelizacja umożliwia wprowadzenie oszczędności w zakresie podatku PIT, które można będzie osiągnąć poprzez wyraźne uregulowanie w polityce samochodowej zakresu, w jakim pracownik będzie mógł korzystać z auta służbowego dla swojego prywatnego użytku. W dokumentacji należy także uwzględnić sezonowość tego zjawiska, ponieważ wielu pracodawców zezwala pracownikom na korzystanie przez nich z floty służbowej np. podczas prywatnego urlopu, który najczęściej odbywa się w miesiącach letnich i zimowych. Ponadto warto wprowadzić zapis, który umożliwi w razie konieczności uelastycznienie czasu użytkowania auta, np. określając, że w przypadku korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych ponad ustaloną liczbę dni, obowiązek zgłoszenia tego faktu spoczywał będzie na pracowniku.
Sposób i zakres korzystania przez pracowników z aut służbowych powinna regulować polityka samochodowa. W jej zapisach należy zawrzeć regulamin korzystania, a także wzór umowy powierzenia mienia pracownikowi. Pracodawca może dobrowolnie kształtować treść regulaminu, pamiętając, by nie była ona sprzeczna z ustawą i zasadami współżycia społecznego. Ponadto polityka ta musi uwzględniać specyfikę danej działalności, a także określać sposób przyznawania samochodów i odpowiedzialność pracowników za powierzone mienie.