System controllingu
Controlling w małym i średnim przedsiębiorstwie wymaga rzetelnej wiedzy. Polega on na wsparciu zarządzania przedsiębiorstwa poprzez całościowe podejście, które ma na celu koordynację procesów, które w nim zachodzą. Jego rezultatem ma być osiągnięcie celów postawionych przed daną firmą, uwzględniając występowanie odchyleń w stosunku do założeń przy jednoczesnym utrzymaniu rentowności danego przedsiębiorstwa i wzrostu opłacalności działań przez niego podejmowanych.
Dlaczego controlling jest tak istotny?
fot. dolgachov/bigstockphoto.com
Szefowie małych i średnich przedsiębiorstw zazwyczaj nie mogą liczyć na wparcie kadry zarządzającej i większość istotnych decyzji muszą podejmować sami, a te firmy w sposób istotny wpływają na aktywizację gospodarki lokalnej i uzupełniają rynek o wiele istotnych dla niego usług i wyrobów. Coraz częściej współpracują z większymi podmiotami, ale nie można na nie przenieść ich modelu zarządzania, bo jest on niewystarczający i niepełny. W małej firmie występuje zazwyczaj patriarchalny system zarządzania, władza w nim jest silnie scentralizowana, a koszty uzyskania informacji są względnie wysokie. Zatrudnieni w nim pracownicy przeważnie mają mały udział w procesie decyzyjnym. Wprowadzenie nowych koncepcji w zarządzaniu firmą jest niezbędne z paru przyczyn. Jedną z nich jest obowiązek sprawozdawczości, poza tym problemy, które mają małe i średnie przedsiębiorstwa mają coraz częściej charakter interdyscyplinarny i złożony.
Jakie są główne cele controllingu ?
Ma on przede wszystkim:
- dostarczyć odpowiednich informacji i możliwych rozwiązań;
- usprawnić i skoordynować proces zarządzania;
- tworzyć nowe rozwiązania zgodne z potrzebami zarządzania;
- usprawnić i wesprzeć proces planowania;
- połączyć funkcję planowania i kontroli (budżetowania) oraz wzmocnić ich realizację;
- wpierać funkcję kontroli, czyli analiza odchyleń.
Controlling realizuje swoje cele na różne sposoby. Spełnia funkcję informacyjną w firmie poprzez marketing informacji, polepszenie obiegu dokumentów oraz dostarczanie odpowiedniej wiedzy niezbędnej do zarządzania. Wspiera planowanie merytoryczne poprzez budowanie strategii i ustalanie celów oraz formalne – przez tworzenie odpowiednich warunków do planowania.
Trzy grupy narzędzi controllingu
- Proste metody i techniki (tj. obserwowanie, raportowanie, analizowanie silnych i słabych stron, różnego typu analizy – otoczenia, techniczno-ekonomiczna, progu rentowności itd.)
- Złożone metody zarządzania (m.in. planowanie, prognozowanie, budżetowanie, modele wyników i rachunku kosztów).
- Narzędzia systemowe (np. zarządzanie przez odpowiednie centra odpowiedzialności).
Istnieje kilka typów controllingu, każdy z nich ma swoiste metody i techniki. Najbardziej skuteczny jest controlling zintegrowany, który łączy w sobie różne formy, podejścia i sposoby działania. Najmniej działa zazwyczaj skupienie się tylko na typie informacyjnym. Controlling nie ma ściśle wytyczonego sposobu działania oraz jednoznacznych i oczywistych efektów, a na jego kształt i ścieżkę rozwoju wpływa szereg uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych.