Lista płac
Lista płac stanowi dokument księgowy, na podstawie którego pracodawca wypłaca naliczone wynagrodzenia. Jest to także dowód służący do ewidencjonowania wszystkich wynagrodzeń w podmiotach, które prowadzą tzw. pełną księgowość. Mimo iż żadne przepisy prawa wprost nie nakazują sporządzania listy płac w rozliczeniach pomiędzy pracodawcą, jego pracownikami a organami publicznymi, czyli urzędem skarbowym i ZUS-em, to lista płac jest jednym z zasadniczych dokumentów księgowych.
Z tego względu, iż nie istnieją żadne regulacje prawne związane ze sporządzaniem tego dokumentu, nie ma prawnych wskazówek, co każda lista płac powinna zawierać.
Listę płac należy sporządzać na podstawie innych dokumentów, takich jak: umowa o pracę, ewidencja czasu pracy czy informacja o przyznanych składnikach dodatkowych. Zazwyczaj lista płac zawiera następuje elementy:
- nazwę pracodawcy,
- numery stron,
- miesiąc i rok jej sporządzenia,
- rok, którego dotyczy,
- imię oraz nazwisko pracownika,
- wielkość wynagrodzenia,
- datę wypłaty wynagrodzenia, na podstawie której ustala się prawidłową datę rozliczenia składek ZUS i podatku,
- podpisy osób sporządzających listę płac oraz ją akceptujących,
- znaczenie bądź nazwę listy płac (nadany numer lub może być opisana słownie),
- podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne, wszystkie składniki wynagrodzeń, podatku oraz wszelkich innych potrąceń,
- koszty uzyskania przychodu,
- wynagrodzenie netto do wypłaty,
- podstawę naliczania podatku dochodowego,
- datę oraz podpis pracownika w przypadku wynagrodzeń wypłacanych gotówką (podawanie daty zabezpieczy pracodawcę przed ewentualnymi sporami związanymi z terminowością wypłat wynagrodzeń).
fot. Bernie123/bigstockphoto.com
Lista płac nigdy nie jest zamkniętym dokumentem. Zawsze można ją uszczuplić bądź poszerzyć.
Tworzenie listy płac jest niezbędne ze względu na konieczność prawidłowego ustalenia wszystkich zobowiązań składkowo-podatkowych oraz kwoty do wypłaty, a także ich weryfikacji przez upoważnione do tego podmioty.
Warto pamiętać o tym, że rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac jest błędem, gdyż tego rodzaju umowy muszą być rozliczane na odrębnej liście wypłat. Prawidłowo sporządzona lista płac ułatwia wypełnienie deklaracji do ZUS czy urzędu skarbowego.
Nawet w dobie niemal całkowitej komputeryzacji warto znać zasady naliczania wynagrodzeń, nie polegając w 100% na programach płacowych.