Jak rozliczyć korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych?
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby do celów służbowych pracownik korzystał z samochodu prywatnego. Jeśli wyrazi on taką wolę, to należy mu się zwrot wydatków związanych z eksploatowaniem auta w części, w jakiej zostały poniesione w związku z wykonywaną pracą. Zwrot tych kosztów odbywa się na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, o używanie pojazdu dla celów służbowych.
Korzystanie z samochodu prywatnego może odbywać się albo w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe), albo wykorzystując go do jazd lokalnych. W pierwszym przypadku zwrot kosztów poniesionych przez pracownika może przybrać postać:
- miesięcznego ryczałtu będącego iloczynem stawki z 1 km przebiegu oraz miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne,
- tzw. „kilometrówki”, która jest iloczynem faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr.
Stawki za 1 km przebiegu oraz limity przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalone są w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Jakie są koszty dla pracodawcy?
Dla pracodawcy, bez względu na sposób rozliczania koszów, wydatki poniesione w związku z korzystaniem pracownika z auta prywatnego dla celów firmowych, stanowią koszt uzyskania przychodu. Przy czym kwoty wypłacane pracownikowi na podstawie ryczałtu są kosztem jedynie do wysokości określonej z uwzględnieniem limitu wynikającego z przywołanego rozporządzenia, a także stawki obowiązującej za 1 km przebiegu. Jeśli natomiast koszty zwracane są jako
„kilometrówka”, wydatki pracodawcy poniesione z tego tytułu są kosztem w części nieprzekraczającej kwoty, która została ustalona w oparciu o obowiązującą stawkę za 1 km przebiegu. W tym przypadku po stronie pracownika leży obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, którą pracodawca musi poświadczyć na koniec każdego miesiąca. Brak ewidencji skutkuje niemożnością zaliczenia wydatków pracodawcy do kosztów uzyskania przychodu.
Jeśli pracownik wykorzystuje swoje auto do jazd zamiejscowych, czyli odbywa podróż służbową poza swoje stałe miejsce pracy lub poza miejscowość, w której pracodawca ma siedzibę, aby możliwe było skorzystanie przez niego z prywatnego auta, musi złożyć u pracodawcy stosowny wniosek, a pracodawca musi wyrazić na to zgodę. W tej sytuacji pracownik uzyskuje prawo do zwrotu kosztów poniesionej podróży, które oblicza się jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr. Stawkę ustala pracodawca, jednak jej wysokość nie może być wyższa od stawek określonych w przywołanym wyżej rozporządzeniu.
Określenie wysokości stawki może mieć również konsekwencje podatkowe. Co prawda pracodawca może wydatki związane z podróżą służbową pracownika jego prywatnym samochodem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jednak jedynie w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jednej kilometr przebiegu pojazdu, wynikających z rozporządzenia. Aby jednak koszty te mogły zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodu, w tym wypadku również niezbędne jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.