Jak przepisy regulują przechowywanie dokumentów?
Archiwizowanie dokumentów jest wbrew pozorom czynnością bardzo istotną i powinno być przez każdego przedsiębiorcę skrupulatnie wykonywane. Obowiązek taki narzucają bowiem przepisy prawne, a ich celem jest gwarancja potwierdzenia istnienia jakiejś okoliczności czy zdarzenia, przez okres w tych przepisach określony.
Jest to więc nic innego jak przechowywanie dokumentów dla celów dowodowych na wypadek ewentualnych sporów, czy konieczności wykazania jakiegoś działania. Im większa ilość i różnorodność dokumentów pojawiających się firmie, tym więcej przepisów musi znać przedsiębiorca, gdyż sposób ich przechowywania wynika z innych podstaw prawnych, np. z ustawy o księgowości, czy z kodeksu pracy. Poniżej znajduje się omówienie kilku najczęściej występujących w firmach dokumentów oraz wymaganych okresów ich przechowywania.
Szczególną uwagę w zakresie archiwizacji należy poświęcić dokumentom księgowym i księgom rachunkowym, gdyż poza gromadzeniem i przechowywaniem przez określony czas, na przedsiębiorcy spoczywa również obowiązek zabezpieczenia ich przed uszkodzeniem lub ewentualnymi zmianami, a nieprzestrzeganie tego nakazu grozi sankcjami przewidzianymi przez kodeks karny skarbowy. Wśród dokumentów, jakie należy zachowywać należy wymienić zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty dotyczące środków trwałych, zaciągniętych pożyczek i innych zobowiązań, umów, roszczeń dochodzonych w postępowaniu sądowym, czy też dotyczące trwających przeciwko firmie postępowań sądowych i podatkowych, dokumenty inwentaryzacyjne, dotyczące reklamacji i rękojmi, a także akta osobowe i kartoteki pracowników.
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe należy przechowywać bezterminowo. Dokumenty księgowe, w tym księgi rachunkowe należy przechowywać przez lat 5. Dotyczy to dokumentów ujmujących zarówno przychody, jak i wydatki. Taki sam czas przechowywania obowiązuje również pozostałe rodzaje dokumentów wyżej wymienionych, poza dokumentacją powstałą w wyniku złożenia reklamacji i na podstawie rękojmi, której okres archiwizowania wynosi 12 miesięcy, licząc od dnia upływu ich wygaśnięcia.
W przypadku dokumentów księgowych okres przechowywania liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą. Natomiast okres przechowywania dokumentów podatkowych powinien być liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym przypadał termin płatności podatku, a powinność ta wynika z ordynacji podatkowej.
Prawdopodobnie z początkiem 2016 roku wejdą w życie znowelizowane przepisy kodeksu pracy, które wprowadzą nowe terminy archiwizowania dla niektórych rodzajów dokumentów. Nowelizacja ma wprowadzić trzy okresy przechowywania:
- przez okres zatrudnienia, rezygnując przy tym z obowiązku przechowywania po ustaniu stosunku pracy,
- okres pięcioletni po ustaniu zatrudnienia, który będzie dotyczył dokumentów niezbędnych przy ewentualnym dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy,
- pięćdziesięcioletni okres po zakończeniu zatrudnienia dla dokumentacji gromadzonej do celów emerytalno-rentowych.
Dokumenty, w stosunku do których zastosowanie będą miały kategorie pierwsza i trzecia będą wymienione w załącznikach, natomiast pozostała dokumentacja będzie objęta obowiązkiem przechowywania przez 5 lat.