Jak firmy powinny przygotować się do elektronicznych zwolnień?
Już od kilkunastu dni lekarze mogą wystawiać zwolnienia zgodnie z ustawą z dnia 15 maja 2015 r. mówiącą o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2015 r. poz. 1066). Od tego roku bowiem weszły w życie przepisy dotyczące wystawiania przez lekarzy elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA). Mają one stanowić ułatwienie zarówno dla prowadzących firmy, jak i dla podlegających im pracowników. Jednak wymaga to od pracodawcy wykonania kilku formalnych kroków. Jak zatem należy przygotować firmę na wdrożenie elektronicznych zwolnień lekarskich?
Pojawienie się nowych, elektronicznych zwolnień lekarskich ma być szybszym i dużo wygodniejszym sposobem na dostarczenie do swojego pracodawcy L4, gdyż wystarczy podać lekarzowi swój PESEL i nie martwić się już o dostarczenie L4 do pracodawcy czy ZUS-u. Aczkolwiek, aby móc korzystać z elektronicznych zwolnień, właściciel przedsiębiorstwa musi spełnić kilka prawnych wymagań.
fot. sudok1/bigstockphoto.com
Te firmy, które zatrudniają więcej niż pięciu pracowników były zobowiązane do końca 2015 roku założyć profil na ZUS-owskiej Platformie Usług Elektronicznych. Tylko dzięki temu e-ZLA będą mogły funkcjonować w danej firmie, a jej właściciele będą mogli obsługiwać elektroniczne zwolnienia lekarskie. Ci przedsiębiorcy, którzy spóźnili się ze założeniem tego rodzaju konta muszą już teraz zawiadomić swoich pracowników w formie pisemnej o obowiązku dostarczania od tego roku wydruków e-ZLA. Pozostali, mniejsi przedsiębiorcy mają na to czas aż do końca 2017 r. Zaletą posiadania profilu na PUE jest otrzymywanie natychmiastowej wiadomości o wystawieniu danemu pracownikowi L4 oraz samego zwolnienia.
Pracodawca, który nie ma profilu na PUE i otrzyma od swojego pracownika wydruk e-ZLA nie musi przekazywać go do ZUS, gdyż trafi on automatycznie do ZUS zaraz po wystawieniu zwolnienia przez lekarza. Jednak ten pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłków będzie zobowiązany do przekazania ZUS-owi niezbędnych dokumentów, będących podstawą do wypłaty m.in. zaświadczenia wystawionego na druku ZUS Z-3.
Zwolnienia papierowe bezpowrotnie znikną wraz z rozpoczęciem 2018 r. Do końca 2017 r. lekarz może wystawiać pisemne L4. W takim przypadku pacjent będzie musiał doręczyć zwolnienia pracodawcy czy do ZUS (m.in. w przypadku przedsiębiorców) w ciągu 7 dni od jego otrzymania.