Umowa z biurem rachunkowym

Dodane paź 10, 2013 in Księgowość w firmie | 0 komentarzy

Kiedy rezygnujemy z samodzielnego prowadzenia księgowości naszej firmy i decydujemy się na bezpieczniejszy wariant, czyli skorzystanie z zewnętrznej pomocy, musimy wiedzieć, jak zawrzeć umowę z profesjonalnym księgowym lub biurem rachunkowym. Podpisanie odpowiedniej umowy chroni interesy przedsiębiorcy oraz zapewnia adekwatny do ceny zakres usług. Jakie zatem klauzule powinna ona zawierać i jaką powinna mieć formę?

Współpraca z biurem rachunkowym

Każde biuro rachunkowe ma już wcześniej przygotowany szablon umowy dotyczącej prowadzenia księgowości i najczęściej na jego podstawie tworzy się umowę z danym klientem, dostosowując ją do indywidualnych potrzeb zleceniodawcy. Może ona przybrać formę jednostronicowej umowy, w której określony zostanie zakres usług lub też może być to dokument, w którym zostaną zawarte szczegółowe ustalenia dotyczące współpracy między danym biurem rachunkowym a przedsiębiorcą.

Pamiętajmy o tym, że zawsze należy uważnie przeczytać umowę, zanim podpisze się tego rodzaju dokument. Umowa z księgowym nie jest zwyczajnym czy standardowym kontraktem, dlatego też zawarte w niej zapisy mogą wpłynąć zarówno na zadowolenie z usługi, jak i na kondycję finansową prowadzonej przez danego przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Jakie klauzule powinny znaleźć się w umowie o usługi księgowe?

• określenie stron umowy (nazwa firmy, forma prawna oraz adres podmiotu, który będzie świadczył usługę i dane zleceniodawcy, w tym również NIP-y i inne dane osób, które reprezentują dane biuro rachunkowe oraz usługobiorcę),
• oświadczenie biura rachunkowego (dotyczące posiadania ubezpieczenia OC w związku ze świadczonymi przez to biuro usługami księgowymi i wydanego z rąk ministra finansów certyfikatu księgowego),
• czas trwania umowy (termin rozpoczęcia współpracy, terminy wypowiedzenia umowy i związanych z tym konsekwencji, czas obowiązywania umowy),
• określenie przedmiotu umowy (dokładny opis zakresu usług świadczonych przez dane biuro rachunkowe),
• cenę usługi oraz warunki płatności (tabele opłat i terminów zapłaty, numer bankowy biura,a także to czy podane ceny zawierają VAT),
• inne dane (określenie liczby egzemplarzy umowy, cenniki i regulaminy świadczenia usług księgowych, adresy doręczeń, klauzula poufności, itp.)

Dodatkowymi elementami w umowie pomiędzy firmą a wybranym biurem rachunkowym mogą być załączniki w postaci pełnomocnictwa do wykonywania czynności w imieniu podatnika (m.in. reprezentacja przez ZUS i US), wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za współpracę ze strony klienta i usługodawcy, sposobów i terminów dostarczenia dokumentów przez przedsiębiorcę, preferowanych sposobów kontraktu i przesyłania informacji związanych z podatkami.