Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Dodane paź 8, 2013 in Podstawy księgowości | 2 komentarze

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) należy do obowiązków osób fizycznych posiadających własną działalność gospodarczą oraz spółek osobowych osób fizycznych (o maksymalnych przychodach ze sprzedaży towarów lub usług równych 1 200 000 euro).

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to dokument, który służy do ewidencji operacji gospodarczej. Są w niej księgowane wszystkie przychody, zakupy towarów handlowych oraz materiałów podstawowych, koszty uboczne związane z tymi zakupami, a także wydatki (wynagrodzenia i te związane z prowadzeniem działalności gospodarczej).

Konstrukcja tego rodzaju dokumentu jest na tyle prosta, iż pozwala ona na samodzielne prowadzenie KPiR przez przedsiębiorcę, bez pomocy biura rachunkowego. Podatkową księgę przychodów i rozchodów należy założyć najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem działalności gospodarczej bądź na dzień przed pierwszym stycznia danego roku podatkowego.

Zasady prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów

KPiRr można prowadzić na dwa sposoby:

1. Za pomocą zakupionego druku akcydensowego i prowadzić ją ręcznie w formie papierowej, wpisując dane długopisem.
2. Za pomocą zakupionego programu komputerowego, służącego do prowadzenia tego rodzaju księgi.

Drugi wariant może znacznie ułatwić pracę przedsiębiorcy i uchronić go przed błędami. Na rynku dostępnych jest wiele programów do prowadzenia KPiR, różniących się ceną, renomą i funkcjonalnością. Najpopularniejszymi oraz spełniającymi powyższe wymogi programami komputerowymi do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów są: WF-Kaper dla Windows, Rachmistrz GT, Symfonia Mała Księgowość, Comarch ERP Optima.

Ci podatnicy, którzy według prawa mają obowiązek dokonywania wpisów w kpir, muszą tego dokonywać w języku polskim i w polskiej walucie oraz na podstawie rzetelnych i prawidłowych dowodów księgowych, do których należą:

• wszelkie faktury VAT, rachunki, dokumenty celne, faktury korygujące oraz noty korygujące,
• inne dowody, dzięki którym można stwierdzić dokonanie operacji gospodarczej,
• zaopatrzone w datę, a także podpisy osób, które bezpośrednio dokonywały wydatków dowody wewnętrzne.

Zapisy dokonywane w księdze przychodów i rozchodów dotyczące sprzedaży wyrobów, towarów i usług muszą być dokonywane na podstawie wystawionych faktur bądź wystawionego pod koniec dnia dokumentu wewnętrznego. Wszelkie wpisy w KPiR muszą być prowadzone w sposób czytelny, staranny i trwały. Ponadto podatnik ma obowiązek kolejno ponumerować karty księgi, a także ją broszurować. Zapisów dokonuje się w porządku chronologicznym, raz dziennie po zakończeniu dnia i nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Przychody muszą być ujmowane w dacie uznawanej za moment powstania przychodu (uregulowania należności, wystawienia faktury), natomiast koszty ewidencjonuje się w różnych datach, w zależności do ich rodzaju.

Księgę przychodów i rozchodów należy przechowywać w miejscu wykonywania działalności, w siedzibie firmy lub wybranym biurze rachunkowym.