Jak rozliczać delegację zagraniczną?
Delegacja zagraniczna liczona jest od wejścia na statek lub prom, startu samolotu lub przekroczenia granicy polskiej samochodem.
Każdemu pracownikowi udającemu się na delegację w terminie i państwie określonym przez pracodawcę przysługuje:
- zwrot kosztów przejazdów i dojazdów,
- dieta,
- zwrot kosztów noclegów oraz innych wydatków, które zostały określone przez pracodawcę.
Diety
Obliczanie diet następuje według niniejszych zasady:
- za niepełną dobę: do 8 godzin przysługuje pracownikowi 1/3 diety,
- za 8-12 godzin otrzymuje się 1/2 diety,
- za każdą dobę należy się dieta w pełnej wysokości,
- powyżej 12 godzin pracownik również dostaje dietę w pełnej wysokości,
- otrzymując za granicą bezpłatnie całodzienne wyżywienie bądź gdy wyżywienie opłacone zostało w cenie karty okrętowej pracownikowi przysługuje 25% diety,
- pracownik otrzymujący za granicą częściowe wyżywienie musi odjąć od dziennej stawki swojej diety za śniadanie – 15%, za obiad – 30%, za kolację- 30% oraz inne wydatki – 25%.
Należy pamiętać, że temu pracownikowi, który dostaje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, żadna dieta nie przysługuje. W przypadku ekwiwalentu niższego od diety, pracownik może otrzymać wyrównanie do wysokości należnej diety.
Pobyt w szpitalu, choroba w czasie delegacji
Jeżeli pracownik trafi do szpitala podczas delegacji, to za każdy dzień pobytu w placówce zdrowia przysługuje mu 25% diety.
W razie choroby, którą pracownik nabył w trakcie podróży pracownikowi przysługuje mu zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą i leków.
Nie zwracane są koszty leków, których zakup nie był koniecznością dla pracownika, koszty nabycia okularów bądź protez ortopedycznych, zabiegów kosmetycznych lub chirurgii plastycznej.
Transport
fot. l-i-g-h-t-p-o-e-t/bigstockphoto.com
Zawsze wybór środka transportu określany jest przez pracodawcę. Pracownikowi przysługuje ryczałt przeznaczony na pokrycie kosztów dojazdu do dworca autobusowego, kolejowego, portu lotniczego czy morskiego w wysokości jednej diety.
W celu pokrycia kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownik otrzymuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą dobę pobytu w podróży służbowej. Przy podróży autem obowiązują stawki za kilometr.
Zaliczki
Przed rozpoczęciem delegacji pracownik otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej przeznaczoną na niezbędne koszty podróży oraz pobytu poza granicami kraju.
Rozliczenia kosztów podróży służbowej za granicą należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, walucie polskiej bądź w walucie wymienialnej, w terminie do 14 dni od zakończenia podróży.
Do rozliczenia trzeba załączyć dokumenty, które potwierdzą poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). W przypadku braku możliwości uzyskania dokumentu (rachunku), pracownik zobowiązany jest do złożenia na piśmie oświadczenia o dokonanym wydatku, a także przyczynach braku jego udokumentowania.