Jakiej ochronie podlegają dane w dokumentach
Ochrona danych zawartych w dokumentach wiąże się z prowadzeniem dokumentacji księgowej oraz z jej odpowiednim przechowywaniem, sprowadzającym się przede wszystkim do zapobiegania jej zniszczeniu, uszkodzeniu lub przekazaniu osobom nieupoważnionym. Zgodnie z obowiązującymi przepisami*, każda jednostka prowadząca działalność gospodarczą ma obowiązek sporządzania i przechowywania dokumentów księgowych, takich jak księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe, stosownie do przyjętej formy prowadzenia rachunkowości.
Oryginały dokumentacji księgowej powinny być przechowywane w siedzibie zarządu firmy lub – w przypadku prowadzenia księgowości przedsiębiorstwa przez jednostkę zewnętrzną (na przykład przez biuro rachunkowe) – pod wskazanym adresem. W tym drugim przypadku należy pamiętać o poinformowaniu o zaistniałym fakcie właściwego urzędu skarbowego, w terminie piętnastu dni od wydania księgi rachunkowej określonej jednostce. Zgodnie z ustawą o rachunkowości**, okresy przechowywania poszczególnych dokumentów zależą od ich rodzaju, co oznacza że:
a) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe powinny być przechowywane w sposób trwały;
b) księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych oraz roszczeń finansowych znajdujących się w toku postępowania cywilnego, karnego lub podatkowego, a także pozostałe dowody księgowe powinny być przechowywane przez pięć lat od początku następnego roku obrotowego;
c) dokumentację dotyczącą wynagrodzeń pracowników należy przechowywać zgodnie z przepisami emerytalno-rentowymi oraz podatkowymi, nie krócej jednak niż pięć lat;
d) dokumentację prowadzoną zgodnie z przyjętą formą prowadzenia rachunkowości należy przechowywać nie krócej niż pięć lat od daty upływu jej ważności;
e) dokumentacja księgowa dotycząca wpływów ze sprzedaży detalicznej powinna być przechowywana do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego firmy;
f) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji należy przechowywać przez jeden rok od upływu terminu ich rozliczenia.
W związku z tym, że ustawa o rachunkowości dopuszcza prowadzenie ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej***, zbiory danych księgowych powinny być przechowywane na odpowiednich nośnikach, zapewniających ochronę i trwałość zapisu. Niezbędne jest również zastosowanie zewnętrznych środków ochrony oraz regularne tworzenie kopii zapasowych danych. W przypadku braku możliwości trwałego przechowywania informacji księgowych na nośnikach elektronicznych, obowiązkiem kierownika firmy jest ich wydrukowanie, najpóźniej do końca roku obrotowego i przechowywanie w formie papierowej, zgodnie z określonymi przepisami.
Ochrona danych księgowych wiąże się również z ich udostępnianiem osobom trzecim. Przepisy**** jasno wskazują, że może to nastąpić wyłącznie za zgodą osoby zarządzającej przedsiębiorstwem bądź osoby do tego upoważnionej lub, jeżeli ma to miejsce poza terenem firmy, tylko za okazaniem pisemnej zgody jej kierownika oraz przy sporządzeniu spisu przejętych dokumentów.
*Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591).
**Art. 74.
***Art. 13.
****Art. 75.