Jak rozliczyć koszty lokalu firmowego?
Na początku jest pomysł na biznes. Następnie formalne zapisanie tego pomysłu, czyli założenie własnej działalności z określeniem jej profilu i zakresu działań. Większość firm zakładanych w Polsce to jednoosobowe działalności gospodarcze. Jak każde przedsiębiorstwo, tak i najmniejsza forma prowadzonego biznesu musi posiadać określoną lokalizację, w której zostanie zarejestrowana. Często pierwszym miejscem jest własne mieszkanie nowego przedsiębiorcy. W późniejszym etapie zaś zapada decyzja o wynajmie lokalu pod prowadzony biznes.
Każda działalność, niezależnie od formy prawnej i uzyskiwanych przychodów i dochodów, jest opodatkowana według określonych zasad przepisów podatkowych. Warto zatem zastanowić się, czy bardziej opłacalne pod względem możliwych odpisów kosztów jest prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu, czy jednak warto zainwestować środki w lokal użytkowy.
Prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu ma swoje plusy i minusy. Głównym decydującym czynnikiem jest oczywiście profil prowadzonych działań, gdyż nie każdą pracę można wykonać w domu.
Jak rozliczyć działalność w mieszkaniu?
Wpisanie danego adresu firmy do CEIDG sprawia, że można rozliczać koszty ponoszone na użytkowanie danego miejsca. Dotyczy to również mieszkania prywatnego. W tym przypadku możliwe jest wliczenie w koszty prowadzonej działalności czynszu mieszkaniowego, mediów. Aczkolwiek nie jest możliwe wciągnięcie w koszta całości opłat, które dotychczas ponoszone były z tytułu zamieszkiwania w danym mieszkaniu czy domu. Jeżeli przedsiębiorca jest właścicielem nieruchomości musi wykazać, jaki metraż powierzchni mieszkaniowej został przeznaczony na prowadzoną przez niego działalność. Najłatwiej, gdy firma zajmuje określoną ilość pomieszczeń np. jeden czy dwa pokoje. Jeżeli nie ma możliwości określenia tej powierzchni w podany wyżej sposób, przyjmuje się orientacyjne szacowanie metrażu. Właściciel firmy składa wówczas oświadczenie o zajmowanej według jego opinii powierzchni użytkowej mieszkania i zachowuje ten dokument na potrzeby późniejszych kontroli skarbowych. I tak przykładowo, jeżeli firma zajmuje połowę powierzchni mieszkaniowej, a faktura za prąd będzie wynosiła 200 zł, to w koszta prowadzonej działalności można wliczyć kwotę 100 zł.
Generalnie koszta rozlicza się na podstawie faktur z uwidocznionymi szczegółowo wydatkami poniesionymi na określony cel. Jednak w przypadku opłat mieszkaniowych dokumentami potwierdzającymi poniesione koszta mogą być tzw. dokumenty wewnętrzne. W tym przypadku są to dowody opłaty za czynsz odprowadzany do spółdzielni, bądź inne potwierdzenia dokumentujące wydatki, w tym umowa wynajmu danego mieszkania ze wskazaniem osoby, która rzeczone koszta ponosi. W przypadku, gdy za dany lokal czy media wystawiana jest faktura VAT, sprawa jest prosta i rozliczenie następuje na zasadach ogólnych dotyczących rozliczeń za towary i usługi.
Należy pamiętać, że wydatki mieszkaniowe mogą być zaliczone do kosztów prowadzonej działalności w momencie, gdy da się udowodnić ich związek z rodzajem prowadzonej działalności.
Rozliczanie kosztów wynajmu lokalu
Znacznie łatwiej natomiast rozlicza się koszty użytkowania danego lokalu w przypadku, gdy jest on wynajmowany od innej osoby. Oczywistym jest, że od strony prawnej musi być zgoda na użytkowanie danego lokalu pod określony rodzaj prowadzonej działalności. Również powinny zostać spełnione wszystkie normy sanitarne i przepisów BHP. Jednakże w momencie najmu lokalu przez firmę, prowadzący działalność może w całości ująć koszty wynajmowanej powierzchni oraz opłacanych mediów w koszta prowadzonej przez siebie działalności. Koszta takie są kwalifikowane do kosztów pośrednich, czyli ogólnozakładowych (związanych z całą prowadzoną przez podatnika działalnością) i nie związane są z konkretnym źródłem dochodów.