Jak rozliczyć delegacje służbowe?
Konieczność wyjazdów służbowych dotyczy szerokiego grona pracowników. Warto zatem wiedzieć, jakie obowiązują stawki diety oraz jak będą rozliczane koszty delegacji.
Wysokość i warunki przyznawania należności z tytułu poniesionych kosztów związanych z podróżą służbową określone są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku. Rozporządzenie jednak dotyczy pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. W przypadku sfery pozabudżetowej, warunki płacowe odnośnie wyjazdów służbowych i delegacji, ustalane są w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagrodzeń, bądź w umowach o pracę. Postanowienia co do wysokości stawki nie mogą być jednak niższe niż zakładane w rozporządzeniu i obejmujące pracowników sfery budżetowej. Dotyczy to zarówno podróży służbowych krajowych, jak i zagranicznych.
Pracownikowi z tytułu delegacji przysługują następujące należności:
- Dieta
- Zwrot kosztów dojazdów, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków, które zostaną przez pracodawcę uznane za niezbędne
Rodzaj środka transportu odpowiedni do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje wtedy zwrot kosztów przejazdu w kwocie takiej, jak udokumentowana na biletach bądź fakturach wystawionych za przejazd. Zwrot dotyczy również opłat dodatkowych związanych z koniecznością wykupienia miejscówki i innych nie uwzględnionych w postawowej cenie biletu. Pracodawaca może również wyrazić zgodę na podróż środkami transportu, które nie są jego własnością, ale również nie są środkami transportu publicznego. Mowa tutaj o własnym samochodzie osobowym, motocyklu badź motorowerze. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał zwrot kosztów w postaci tzw. kilometrówki. Jest to iloczyn przejechanych kilometrów i określonej stawki przysługującej za jeden kilometr. Jednakże stawka ta nie może być wyższa niż:
- 0,5214 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3
- 0,8358 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3
- 0,2302 zł dla motocykli
- 0,1382 zł dla motorowerów.
- Pracownikowi przysługuje także zwrot innych kosztów związanych z delegacją, a które zostaną uznane i zaakceptowane przez pracodawcę. Dotyczy to między innymi wydatków poniesionych za przejazd drogami płatnymi, postoje w miejscach płatnych oraz opłaty za bagaż. Wszelkie koszty muszą być jednak udokumentowane.
Dieta, która przysługuje pracownikowi w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na zwiększone koszty wyżywienia. Obecnie wynosi ona 30 zł za dobę podróży. Należności z tytułu diety liczone są od czasu rozpoczęcia delegacji do momentu powrotu pracownika po zakończeniu wyjazdu. Jeżeli delegacja trwa mniej niż 8 godzin, pracownikowi nie przysługuje żadna dieta. W przypadku, gdy jest on na wyjeździe od 8 do 12 godzin, wtedy wysokość diety wynosi 50% obowiązującej stawki. Gdy czas trwania podróży jest dłuższy niż 12 godzin godzin, pracownik otrzymuje pełną dietę. W przypadku dłuższych wyjazdów otrzymuje on za każdą dobę pobytu stawkę wysokości 30 zł, a za niepełną dobę, ale rozpoczętą odpowiednio 50% – gdy rozpoczęta doba jest do 8 godzin, powyżej tego czasu przysługuje pełne dobowe rozliczenie diety.
Kwota diety może zostać pomniejszona w przypadku, gdy delegowany pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie w miejscu pobytu. Wlicza się w to również korzystanie z usług hotelarskich. W tym przypadku pomniejszenia diety wynoszą odpowiednio 25% za śniadanie, 50% za obiad i 25% za kolację. Zatem dieta nie przysługuje wcale, jeżeli pracownik w miejscu delegacji otrzymuje darmowe całodzienne wyżywienie.
- Zwrot kosztów za nocleg, w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, musi być udokumentowanym rachunkiem lub fakturą. Jednak wysokość dobowej opłaty za nocleg nie może być wyższa niż 20-krotność przysługującej pracownikowi diety.
Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia kosztów podróży służbowej w ciągu 14 dni od daty jej zakończenia. Do rozliczenia należy dołączyć rachunki, faktury oraz inne dokumenty poświadczające poniesione wydatki. Jeżeli pracownik nie ma możliwości przedstawienia dokumentów potwierdzających poniesiony koszt danej usługi, wówczas składa pisemne wyjaśnienie wraz z określeniem wysokości wydatku oraz uzasadniem braku dokumentu go potwierdzającego.