Jak rozliczać delegację zagraniczną?

Delegacja zagraniczna liczona jest od wejścia na statek lub prom, startu samolotu lub przekroczenia granicy polskiej samochodem.

Każdemu pracownikowi udającemu się na delegację w terminie i państwie określonym przez pracodawcę przysługuje:

  • zwrot kosztów przejazdów i dojazdów,
  • dieta,
  • zwrot kosztów noclegów oraz innych wydatków, które zostały określone przez pracodawcę.

Diety

Obliczanie diet następuje według niniejszych zasady:

  • za niepełną dobę: do 8 godzin przysługuje pracownikowi 1/3 diety,
  • za 8-12 godzin otrzymuje się 1/2 diety,
  • za każdą dobę należy się dieta w pełnej wysokości,
  • powyżej 12 godzin pracownik również dostaje dietę w pełnej wysokości,
  • otrzymując za granicą bezpłatnie całodzienne wyżywienie bądź gdy wyżywienie opłacone zostało w cenie karty okrętowej pracownikowi przysługuje 25% diety,
  • pracownik otrzymujący za granicą częściowe wyżywienie musi odjąć od dziennej stawki swojej diety za śniadanie – 15%, za obiad – 30%, za kolację- 30% oraz inne wydatki – 25%.

Należy pamiętać, że temu pracownikowi, który dostaje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, żadna dieta nie przysługuje. W przypadku ekwiwalentu niższego od diety, pracownik może otrzymać wyrównanie do wysokości należnej diety.

Pobyt w szpitalu, choroba w czasie delegacji

Jeżeli pracownik trafi do szpitala podczas delegacji, to za każdy dzień pobytu w placówce zdrowia przysługuje mu 25% diety.

W razie choroby, którą pracownik nabył w trakcie podróży pracownikowi przysługuje mu zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą i leków.

Nie zwracane są koszty leków, których zakup nie był koniecznością dla pracownika, koszty nabycia okularów bądź protez ortopedycznych, zabiegów kosmetycznych lub chirurgii plastycznej.

Transport

Jak rozliczać delegacje zagraniczne?

fot. l-i-g-h-t-p-o-e-t/bigstockphoto.com

Zawsze wybór środka transportu określany jest przez pracodawcę. Pracownikowi przysługuje ryczałt przeznaczony na pokrycie kosztów dojazdu do dworca autobusowego, kolejowego, portu lotniczego czy morskiego w wysokości jednej diety.
W celu pokrycia kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownik otrzymuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą dobę pobytu w podróży służbowej. Przy podróży autem obowiązują stawki za kilometr.

Zaliczki

Przed rozpoczęciem delegacji pracownik otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej przeznaczoną na niezbędne koszty podróży oraz pobytu poza granicami kraju.

 

Rozliczenia kosztów podróży służbowej za granicą należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, walucie polskiej bądź w walucie wymienialnej, w terminie do 14 dni od zakończenia podróży.

Do rozliczenia trzeba załączyć dokumenty, które potwierdzą poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). W przypadku braku możliwości uzyskania dokumentu (rachunku), pracownik zobowiązany jest do złożenia na piśmie oświadczenia o dokonanym wydatku, a także przyczynach braku jego udokumentowania.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.